Zamanında cevaplanmamış bir e-tebligat… Atlanmış bir KEP iletisi… Bunlar size sıradan gibi gelebilir ama işletmeniz için ciddi idari risklere ve mali kayıplara neden olabilir. Özellikle KOBİ’lerde bu süreçler hâlâ manuel olarak yürütülüyor ve hem çalışan hem yönetici tarafında ciddi bir yük oluşturuyor. Peki bu süreci otomatik, güvenli ve kontrol edilebilir bir hale getirmek mümkün mü? Cevabımız net: Evet, Docsline ile mümkün.
Her Gün Gelen Onlarca E-Tebligat, KEP İletisi… Takip Etmesi Zor, Cezası Büyük
KOBİ’lerin karşı karşıya kaldığı en görünmez risklerden biri, zamanında yanıtlanmayan resmi iletilerdir. Özellikle E-Tebligat ve Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemleri üzerinden gelen bildirimlerin takibi, sadece bir IT işi değil; mali, hukuki ve operasyonel sorumluluğu da beraberinde taşır. Üstelik geciken bir yanıt ya da gözden kaçan bir bildirim, doğrudan idari para cezasına ya da daha ciddi hukuki sonuçlara yol açabilir. Süreçlerin çoğu hâlâ manuel yürütüldüğü için bu risk, sadece büyük şirketleri değil, tüm KOBİ’leri ilgilendiriyor.
Süreçler Karmaşık, Sistemler Parçalı: Hata Kaçınılmaz Hale Geliyor
Bugün birçok KOBİ’de e-tebligatları UETS sisteminden manuel olarak indiren, gelen dosyaları klasörleyen, ardından KEP sistemine ayrı ayrı girerek yanıtlayan bir çalışan bulunuyor. Hangi tebligata kim ne zaman yanıt verdi? Deliller nerede saklanıyor? İmzayı kim attı? Bu sorulara net cevap vermek çoğu zaman mümkün olmuyor çünkü işlemler farklı sistemlerde, farklı kişiler tarafından yürütülüyor. Bu da hem zaman kaybı yaratıyor hem de insan hatasına açık bir yapı doğuruyor. Sonuç? İşin içinde hem ceza riski var, hem de kurumsal itibarı etkileyen bir güvenlik açığı.
Docsline ile Süreçler Tek Panelde: Hızlı, Otomatik, Güvenli
KOBİ’ler için dijitalleşme artık bir lüks değil, mecburiyet. Docsline, e-tebligat, KEP ve e-imzalama işlemlerini tek bir ekranda birleştirerek bu mecburiyeti büyük bir avantaja dönüştürüyor. Gelen tüm iletiler otomatik olarak kategorize ediliyor, tanımlı şablonlarla cevaplar saniyeler içinde hazırlanabiliyor. Süreci yöneten kişinin sadece tek yapması gereken: cevabı onaylamak ve gönder tuşuna basmak. Delil arşivleme, şablonlara göre metin oluşturma, ilgili kişilere görev atama gibi işlemler de aynı panel üzerinden yürütülüyor. Her şey kontrol altında, hiçbir şey gözden kaçmıyor.
Zaman Kazanın, Ceza Riskinden Kurtulun
E-Tebligatlara geç yanıt verilmesi halinde uygulanan idari cezalar sadece finansal bir yük değil, aynı zamanda kurum içi güveni de sarsan bir etki yaratır. Oysa Docsline ile bu risk tamamen ortadan kalkıyor. Otomatik hatırlatmalar, önceden tanımlı iş akışları ve rol bazlı kullanıcı yönetimi sayesinde süreçler hiçbir boşluk kalmayacak şekilde tasarlanıyor. Ortalama bir KOBİ, Docsline sayesinde her ay bir personelin tüm gününü alan işlemleri saatler içinde tamamlayabiliyor. Bu da hem operasyonel verimlilik hem de çalışan memnuniyeti demek.
Küçük Bir Ekiple Büyük Süreçleri Yönetin
KOBİ’lerin çoğunda IT ya da hukuk departmanı sınırlı sayıda kişiden oluşur. Ancak regülasyonlar herkes için aynı; eğer bir şirket KEP adresine sahipse, gelen her tebligat yasal sorumluluk doğurur. İşte tam bu noktada Docsline devreye giriyor. Teknik bilgiye ihtiyaç duymadan kullanılabilen sade arayüzü, rol bazlı kullanıcı tanımlamaları ve hazır iş akışları sayesinde küçük ekipler dahi binlerce iletiyi hatasız ve zamanında yönetebilir. Bu sayede KOBİ’ler de büyük kurumlarla aynı dijital çevikliğe sahip olur; hem de çok daha düşük maliyetlerle.
Resmi Mevzuat ve Kaynaklar
- Elektronik Tebligat Yönetmeliği: 6 Aralık 2018 tarihinde Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girdi (Sayfa 30617) Kaynak: https://www.etebligat.gov.tr/
- 7201 sayılı Tebligat Kanunu değişiklikleri: 7/a maddesi, gerçek ve tüzel kişilerin elektronik tebligat alım zorunluluğunu tanımlıyor Kaynak: https://www.etebligat.gov.tr/
- KOSGEB UETS Zorunluluğu: KOBİ’lerin destek alabilmesi için UETS adreslerini sisteme kaydettirmesi zorunlu kılındı (1 Şubat 2021 günü itibarıyla) Kaynak: KOBİ’lere E-Tebligat Zorunluluğu